Управлінським персоналом ПП “Міраж” сформовано систему зберігання документації та іншої конфіденційної інформації, а саме:
- Прийнято внутріфірмове Положення про зберігання документації та іншої конфіденційної інформації, затверджене Наказом керівника від 29.12.1999 р. № 5-К/1999.
- Згідно цього Положення:
- визначений склад конфіденційної інформації;
- встановлено місце зберігання документації та іншої конфіденційної інформації. Місцем зберігання встановлений офіс фірми;
- визначена заборона залишати робочі документи на будь-якому носії інформації на робочому місці у замовника, передавати власні робочі документи персоналу замовника для їх вивчення або заміни ними своїх документів, брати з собою додому будь-які носії інформації та документи;
- встановлений порядок доступу до місць знаходження документації та іншої конфіденційної інформації, а саме: в офісі фірми робочі документи зберігаються в архіві з обмеженим доступом та сейфі, а особисті робочі файли мають коди для обмеження доступу до них сторонніх або не призначених для цього осіб;
- визначений порядок надання інформації про результати перевірки чи про надання аудиторських послуг, розкриття робочої документації та звітів будь-яким третім особам;
- визначений порядок розв'язання конфліктів щодо розголошення конфіденційної інформації: з працівниками фірми, з співвиконавцями, з замовниками, яким надаються послуги.
- Встановлений порядок організації роботи з паперовими та електронними документами, які належать до складу конфіденційної інформації. Наказом керівника від 29.12.1999 р. № 5-К/1999 ранжуються посадові особи, які мають право вільного доступу до робочих файлів у ПЕОМ або на машинних носіях інформації. Впроваджені паролі на кожен персональний комп'ютер.
- Визначений порядок інформування замовників про затверджену систему зберігання документації та іншої конфіденційної інформації, а саме: розроблена форма листа до замовника, в якому дається розписка, що надана інформація не підлягає розголосу з боку працівників фірми.
- Розроблено внутріфірмове Положення про комерційну таємницю, затверджене наказом керівника.
